6 software de gerenciamento de documentos para melhorar a eficiência no escritório

O advento do armazenamento em nuvem eliminou, de forma correta, o estresse de lidar com o trabalho de papel desordenado. Assim, os empregadores conseguem economizar tempo e, ao mesmo tempo, melhorar o fluxo de trabalho. Então, se você está procurando reduzir o uso de documentos em papel e melhorar a eficiência, você está no lugar certo. Este artigo fornece seis dos melhores softwares de gerenciamento de documentos para você escolher.

O software Document Management, também conhecido como Document Management Systems (DMS), é um programa de computador especialmente desenvolvido para rastrear, agilizar e gerenciar documentos e fluxo de trabalho, com os principais objetivos de reduzir a carga de trabalho e acelerar o fluxo de trabalho.

Siga este post para obter uma visão abrangente sobre algumas das melhores ferramentas disponíveis para o gerenciamento de documentos.

Quais são os melhores softwares de gerenciamento de documentos para PC?

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eFileCabinet

O eFileCabinet é indiscutivelmente o software líder de gerenciamento de documentos atualmente. Ele é construído para facilitar o armazenamento, a recuperação e o compartilhamento de arquivos do Office. A função do software, no entanto, vai além do gerenciamento de documentos, pois também é equipado com ferramentas de contabilidade e gerenciamento de RH.

O eFileCabinet hospeda duas variantes de suporte: a versão desktop (compatível com Windows 10) e a versão mobile, especialmente projetada para dispositivos móveis.

Este software de gerenciamento de documentos hospeda uma função conhecida como “cloud-view”, que permite aos usuários fazer backup de seus arquivos na nuvem, diretamente através da plataforma do software. Com isso, os usuários podem visualizar e extrair arquivos facilmente através de qualquer dispositivo, desde que esse dispositivo esteja conectado à Internet.

Além disso, o eFileCabinet cumpre todas as regulamentações necessárias do setor, incluindo SEC, HIPAA, FINRA e outros requisitos padrão.

Além disso, o software funciona perfeitamente com SecureDrawer, uma função de compartilhamento exclusiva, que serve como uma plataforma de compartilhamento de arquivos de ponta a ponta entre você e seus clientes. É capaz de integrar-se perfeitamente com vários softwares de terceiros como o MS Outlook, secure eSignature, scanners, impressoras e muito mais.

Lastl. O software de gerenciamento de documentos eFileCabinet oferece serviços on-line e on-premise. O software oferece duas semanas de teste gratuito para novos usuários, após o qual eles podem assinar um plano pago a um preço inicial de US $ 15.

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OpenKM

O OpenKM é, sem dúvida, um dos softwares de gerenciamento de documentos mais populares do mercado. É um software de gerenciamento altamente versátil, desenvolvido para executar tarefas de escritório, desde gerenciamento de documentos até automação de fluxo de trabalho para funções administrativas.

A ferramenta é especialmente projetada para computadores com Windows. No entanto, ele também pode ser acessado por meio de vários outros sistemas operacionais de desktop, como o Linux.

Basicamente, o software de gerenciamento de documentos hospeda um conjunto dinâmico de módulos, que executam todas as operações de gerenciamento do software. Alguns desses módulos incluem: faturamento eletrônico, eSignature, criptografia (para criptografia e descriptografia de arquivos), código de barras, Mail Archiver e muito mais.

Além disso, o design flexível do software permite a integração perfeita com ferramentas de escritório relevantes como o AutoCAD, o WordPress, o Google Drive, o Microsoft Office e muito mais. Ele também possui um sistema de autenticação conectável, que pode ser conectado a bancos de dados externos ou servidores como SQL, Oracle, MySQL e alguns outros.

Diante do exposto, os usuários têm a oportunidade de otimizar todo o seu fluxo de trabalho para melhorar a eficiência. Portanto, esse software de gerenciamento de documentos é visto por muitos como mais um software de gerenciamento de projetos do que um gerenciador de documentos comum.

O OpenKM oferece dois planos básicos para novos usuários: OpenKM Community e OpenKM Professional . O primeiro está disponível gratuitamente (com recursos limitados), enquanto o segundo, com recursos mais poderosos, é um plano pago e é oferecido por cotação (preços personalizados).

Para obter mais informações sobre o sistema do software e os requisitos de download, acesse o site de download do OpenKM.

Faça o download do OpenKM

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Templafy

Templafy é sem dúvida um dos melhores softwares de gerenciamento de documentos no mercado hoje. É uma ferramenta utilitária completa, projetada para armazenar, recuperar e compartilhar documentos do escritório com eficiência. É uma plataforma baseada em nuvem que suporta todas as formas de sistemas de computadores e dispositivos móveis.

Por conveniência, também existem versões designadas para desktop (Windows inclusive) e smartphones (aplicativos móveis).

Basicamente, o Templafy facilita o armazenamento de arquivos e a colaboração da equipe, eliminando o processo convencional e desconexa de trabalhar em diferentes plataformas.

O software de gerenciamento de documentos otimiza todas as ferramentas essenciais do local de trabalho, especialmente as ferramentas de geração de documentos, como o MS Office, em uma única plataforma, fornecendo a você um fluxo de trabalho unificado.

Além disso, o Templafy hospeda uma interface bastante navegável, o que o torna ideal em ambientes de trabalho de baixa tecnologia, já que cada membro da equipe é capaz de dar feedback, compartilhar arquivos e criar documentos com facilidade inimaginável.

Todos estes são canalizados através de um único feed, e é monitorado pelo administrador (empregador), para garantir que todos os requisitos e padrões de qualidade sejam atendidos.

Por fim, como a maioria das ferramentas utilitárias duráveis, o Templafy não sai barato. Na verdade, é convenientemente um dos softwares de gerenciamento de documentos mais caros do mercado. Está disponível a uma taxa de assinatura fixa de US $ 355 por mês. No entanto, há um período de teste gratuito antes da assinatura completa. Visite o site oficial para obter mais informações.

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SutiDMS

O SutiDMS, um produto da SutiSoft, é um dos mais completos softwares de gerenciamento de documentos do mercado. É equipado com uma variedade de ferramentas para gerenciar e organizar documentos, compartilhar arquivos, manter registros e melhorar a colaboração da equipe.

É um software on-line baseado na Web que é suportado em todos os computadores e dispositivos móveis.

Além disso, o SutiDMS apresenta um conjunto de ferramentas multifuncionais, que incluem um painel modificável, biblioteca de documentos, captura de documentos OCR, múltiplas integrações (com MS Outlook, Gmail e Yahoo Mail), arquivo mesclado, arquivamento e retenção de documentos, eSignature e fóruns entre outros.

O software serve basicamente como armazenamento definitivo, onde você pode manter todos os seus documentos, e sua funcionalidade baseada na web garante que você possa acessar e recuperar documentos a qualquer momento.

No entanto, este software de gerenciamento de documentos oferece um preço corporativo, que está disponível por cotação.

Existem dois planos inferiores: o plano Premium e o plano Profissional . O plano Professional é projetado para um máximo de 10 usuários e está disponível a uma taxa de US $ 18 por usuário (por mês). O plano Premium, por outro lado, destina-se a uma organização de médio porte com menos de 500 funcionários e está disponível a uma taxa de US $ 20 por usuário (por mês).

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FileHold

O FileHold é uma solução de gerenciamento de documentos totalmente integrada, que incorpora diferentes conjuntos de funções para fornecer aos usuários um armazenamento centralizado e um processo de trabalho simplificado. O software é um dos poucos softwares de gerenciamento de documentos, especialmente designados para o Windows 10 PC e outras versões do Windows (7/8 / 8.1). No entanto, também pode ser acessado através de navegadores web em computadores Linux e Mac.

Os recursos do software são categorizados em "padrão", "opcional", "personalizado" e "digitalização de documentos e imagens". Alguns desses recursos incluem captura de metadados (marcação de documentos), calendário, formulários eletrônicos, e-assinatura, OCR (lado do servidor), preenchimento automático, captura SmartSoft e muito mais.

Além disso, o FileHold hospeda a capacidade de integração com um conjunto de softwares de terceiros, como o MS Office, o MS Active Directory, o MS SharePoint e muito mais. Tudo isso facilita o armazenamento, a recuperação e o compartilhamento de arquivos, bem como a coordenação do fluxo de trabalho.

Por fim, a FileHold oferece dois planos básicos de preços; FileHold Express e FileHold Enterprise. O plano Express é projetado para pequenas empresas com menos de 20 funcionários, enquanto o plano Enterprise é ideal para organizações maiores ou equipes com mais de 20 membros.

As taxas de subscrição de ambos os planos estão, no entanto, disponíveis apenas por cotação. Você pode enviar um e-mail para a equipe de vendas da FileHold para obter uma cotação para sua empresa.

Download FileHold

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M-Files

O M-Files é um dos melhores softwares de gerenciamento de documentos disponíveis atualmente. É mais significativo por sua função de “análise de duplicação”, que é projetada para proteger os usuários contra a duplicação de documentos. É um DMS baseado em nuvem; Portanto, ele é suportado em desktops e plataformas móveis.

Há também versões de desktop designadas (para Windows 10 / 8.1 / 8/7), bem como aplicativos móveis para dispositivos móveis selecionados.

Além disso, este software de gerenciamento de documentos para o Windows 10 hospeda um armazenamento organizado, onde os documentos são apropriadamente organizados e salvos. Ele analisa pesquisas de documentos correlacionando nomes de arquivos com outros indicadores relacionados, como datas e projetos. Como tal, o software é capaz de eliminar facilmente duplicados.

Além disso, sua plataforma unificada facilita a eficiência do local de trabalho melhorando a atribuição de tarefas (do empregador aos funcionários) e a execução e entrega de tarefas (de funcionários ao empregador). O resultado final é uma produtividade melhorada.

Além disso, o M-Files é um DMS flexível, que pode ser facilmente integrado a ferramentas como o MS Office e uma série de ferramentas de CRM, como o Salesforce. Isso o torna ideal para praticamente todos os tipos de empresas. Além disso, existem três opções básicas de implantação, incluindo on-premise, baseadas em nuvem e híbridas (combinadas).

M-Files oferece um período de teste gratuito de um mês para novos usuários, após o qual eles podem facilmente atualizar para o plano corporativo, que é oferecido pela cotação.

Download de arquivos M

Conclusão

Atualmente, há um uso cada vez menor de documentos em papel em todo o mundo, com muitas organizações, escolas e instituições governamentais preferindo a conveniência do armazenamento sem papel ao incômodo dos arquivos e pastas em papel.

Portanto, há uma demanda contínua por software de gerenciamento de documentos padrão e durável. Com relação a essa demanda, compilamos alguns dos melhores softwares de gerenciamento de documentos do mercado, para facilitar a tomada de decisões, sobre qual DMS empregar para o seu negócio.