No mundo empresarial competitivo e moderno, todas as organizações estão enfrentando novos desafios em relação à produtividade sustentada e à criação da força de trabalho mais comprometida. A obtenção do resultado desejado em qualquer organização depende principalmente da consistência do nível de produtividade dos funcionários.
No atual ambiente de negócios, nenhuma organização pode atuar nos níveis mais altos de produtividade, a menos que todos e cada um de seus funcionários estejam comprometidos em melhorar os níveis organizacionais de produtividade. Isso significa que os funcionários contribuirão para o crescimento do negócio.
Mas, infelizmente, alguns donos de empresas tendem a fracassar no monitoramento da produtividade diária de seus funcionários, e o resultado é o fato de que seu desempenho no trabalho será prejudicial ao crescimento do negócio e isso não poderá ser detectado e controlado.
Tal coisa arruinaria a capacidade da empresa de atingir seus objetivos. Mas, graças à tecnologia e às ferramentas de software para monitorar a produtividade dos funcionários, as organizações não precisam esperar por um programa de avaliação de desempenho dos funcionários que dura muito tempo demais para saber como estão se saindo no trabalho.
Principais razões para usar o software de monitoramento de funcionários
E-mails são a principal fonte de violações de dados para empresas porque os funcionários precisam trocar informações por meio de correspondência comercial, por isso é crucial proteger e rastrear dados quando você precisa cumprir as leis HIPAA, solicitações GRAMA e regulamentações FINRA.
Existem algumas soluções simples de vigilância por e-mail disponíveis no mercado que ajudarão você a monitorar os e-mails dos funcionários para garantir que os dados críticos não sejam compartilhados proposital ou inadvertidamente. Programas de monitoramento de funcionários incluem habilidades de monitoramento de e-mail e mais ferramentas para monitorar outras atividades dos funcionários enquanto eles estão fazendo seu trabalho.
Outro aspecto central do software de monitoramento de funcionários é a capacidade de verificar sua atividade enquanto utiliza os equipamentos da empresa, como laptops e desktops. Tais soluções poderão permitir que você veja quais sites estão sendo acessados por seus funcionários, que são os funcionários que geralmente baixam arquivos e quando eles conectam ou removem unidades USB.
Essas ferramentas também podem alertá-lo quando determinadas palavras-chave estão sendo pesquisadas, o que exige preocupação da sua empresa, e isso inclui pesquisa de emprego, pesquisa pornográfica ou pesquisas relacionadas a contatos competitivos.
As melhores ferramentas para monitorar o local de trabalho oferecerão a você um controle administrativo que permitirá bloquear esse tipo de atividade e também restringir o acesso a sites inadequados ou inseguros. Você pode usar com sucesso ferramentas para monitorar o trabalho de seu empregado para descobrir o que um funcionário está fazendo nos dias de hoje.
O que você deve levar em consideração legal e tecnicamente falando?
Monitorar os e-mails dos funcionários pode parecer uma violação da privacidade dos funcionários, mas a Suprema Corte dos EUA determinou em 2010 que é legal as organizações e empresas monitorarem as ações dos funcionários enquanto estão no trabalho e enquanto estiverem usando o negócio. ' equipamento. Isso inclui pagers, laptops, drives USB e dispositivos móveis. Programas para monitorar logs de chaves e para capturar senhas podem ser usados mesmo se houver alguma controvérsia ética sobre o assunto de seu uso.
É importante lembrar que o governo federal não impõe restrições ao monitoramento da internet dos funcionários. Por outro lado, existem alguns estados individuais que colocam a proteção em primeiro lugar.
Atualmente, cada vez mais estados estão exigindo que os funcionários notifiquem seus funcionários, caso sua empresa monitore a atividade on-line dos funcionários, o que inclui pressionamentos de teclas e e-mails. Tais notificações podem ser divulgadas no manual do funcionário ou como um lembrete por e-mail.
Modo furtivo vs. modo transparente
Quando os empregadores estão usando essas ferramentas de monitoramento, eles podem escolher a opção de usar o modo furtivo ou transparente.
O modo furtivo também é conhecido como modo silencioso, e isso significa que os funcionários não podem ver o fato de estarem sendo monitorados. Ferramentas de monitoramento de alta qualidade serão executadas sem serem vistas e não detectadas pelos funcionários.
O modo transparente de vigilância permitirá que seus funcionários vejam o programa de vigilância em seus sistemas. Tal software requer instalação em cada computador individual, incluindo o portal administrativo. Isso não será tão fácil quanto o modo stealth, já que os administradores terão que verificar cada relatório individual de cada sistema para ver como os funcionários estão se saindo.
Como funcionam as ferramentas de monitoramento?
Ferramentas de rastreamento de funcionários devem ser instaladas em vários sistemas, incluindo uma estação central, caso os empregadores desejem que eles não sejam detectados pelos usuários. Para que esse tipo de ferramenta funcione corretamente, você deve primeiro desativar o firewall e ele será ativado novamente assim que o processo de instalação for concluído.
Por outro lado, é virtualmente impossível que o programa funcione sem patches e programas adicionais para permitir que o software de monitoramento de PC funcione em torno do programa. Isso perfurará o sistema de segurança e tornará a rede vulnerável a todos os tipos de malware, vírus, spyware e assim por diante.
Seja cauteloso com vírus disfarçados
Você deve estar ciente do fato de que existem muitas ferramentas de vigilância de funcionários que na verdade são vírus disfarçados e, embora possam fornecer recursos de keylogging e captura de senhas, eles também coletarão os dados nos bastidores e os venderão para violar as informações. segurança da organização. A maioria das ferramentas para monitorar a atividade dos funcionários pode contornar o firewall, mas ainda é possível que algumas ameaças passem despercebidas.
Implantando o software: nuvem e local
Outro aspecto importante a considerar é a maneira como você está implementando o software. No local é a opção mais usada e a maioria das ferramentas oferece isso. Isso permitirá que você hospede o programa e os dados coletados em seu próprio servidor. Essa solução requer um pouco mais de conhecimento em TI e pode levar mais tempo para ser configurada. As soluções em nuvem, por outro lado, são mais fáceis de gerenciar e podem ser configuradas mais rapidamente do que a implantação local.
Soluções que atendam às suas necessidades
O software parental e o software de monitoramento são duas soluções que monitoram o uso de computadores pessoais. Eles são instalados e usados em um único computador, e não representam as mesmas ameaças que as ferramentas de vigilância por e-mail, por exemplo, que já dissemos contornar os firewalls.
O software de monitoramento e o software parental vêm com opções adicionais que são projetadas para evitar ataques cibernéticos, juntamente com ferramentas para monitorar crianças e cônjuges quando eles ficam on-line.
Há muitas empresas que também estão à procura de software de e-mail e de aplicativos que monitoram mensagens de entrada e saída em busca de spyware, vírus e cavalos de Tróia.
Há também software de criptografia de e-mail que pode proteger dados pessoais e informações críticas quando é transmitido para destinatários de terceiros. Essas ferramentas garantirão que os dados confidenciais sejam acessados e usados apenas por pessoas que realmente precisem das informações, mantendo-as tão seguras quanto possível.
Aqui estão as cinco melhores escolhas para monitorar a atividade dos funcionários:
Teramind
A Teramind fornece um software que agiliza o processo de coleta do comportamento dos usuários dos PCs em PCs, a fim de identificar atividades suspeitas, monitorar a eficiência e a eficácia, detectar possíveis ameaças e garantir a conformidade do setor. A missão da Teramind é reduzir os incidentes de segurança, fornecendo acesso em tempo real às atividades dos usuários, oferecendo avisos, alertas, redirecionamentos e bloqueios de usuários para manter os negócios e as organizações o mais seguro e eficiente possível.
O software vem nas opções de implantação local e baseada na nuvem para atender aos requisitos de qualquer organização.
A Teramind pode identificar com sucesso quais usuários são mais arriscados para o seu negócio, analisando as tendências em seu comportamento. Você pode verificar quais políticas específicas eles violaram e, em seguida, educá-los para evitar futuros incidentes.
Com essa ferramenta, você também pode escrever regras que reajam a qualquer atividade observável do usuário, como bloquear o envio de um email ou alertar quando um determinado documento está sendo impresso. Você também pode gravar e registrar todas as atividades, reproduzi-las como um vídeo e analisar os metadados da sessão.
Para começar a usar o software, você deve seguir estas etapas:
- Inscreva-se gratuitamente no software de monitoramento de funcionários Teramind Basic Cloud.
- Instale os agentes de monitoramento nas máquinas que você deseja monitorar e decida sobre as opções de tempo integral ou parcial para controle.
- Você precisa personalizar cada configuração de alerta e monitoramento para adequar a plataforma às suas necessidades.
- Você pode acessar todos os recursos da plataforma do software para obter recursos exclusivos de monitoramento que aumentam a segurança e a produtividade.
Hiphat
O HipChat funciona muito bem como uma ferramenta complementar para plataformas estilo WorkZone. Esta é uma ferramenta de gerenciamento de tempo que é essencialmente um mensageiro instantâneo que é construído para os locais de trabalho. Você poderá usá-lo para configurar salas de bate-papo persistentes ou comunicação 1 em 1.
Um de seus recursos mais úteis é um histórico completo de bate-papo, e agora os funcionários que perderam uma reunião no HipChat não precisarão mais interromper outra pessoa para recuperá-la, eles apenas terão que revisitar a sessão e navegar nela rapidamente.
Esse software de rastreamento de tempo é uma ferramenta importante para verificar o desempenho diário do trabalho dos funcionários e pode se tornar uma oportunidade para identificar quais estratégias levam à maior produtividade.
WorkiQ
O WorkiQ é uma ferramenta que rastreia o comportamento do computador dos funcionários e fornece relatórios sobre o tempo gasto em aplicativos produtivos e não produtivos. O painel da ferramenta fornece recursos visuais claros que informam quais funcionários estão ativamente engajados em seu trabalho e quais estão sendo continuamente distraídos.
Essa ferramenta oferece a você o poder de categorizar todos os tipos de atividades, rastrear processos em todos os aplicativos e comparar como diferentes usuários processam unidades de trabalho semelhantes. Os painéis de gerenciamento fornecerão as seguintes vantagens:
- Identificar comportamentos improdutivos no momento da ocorrência
- Spotting e também recompensando o comportamento produtivo
- Comparando a produtividade real dos funcionários, incluindo o mix e a complexidade do trabalho dos funcionários
- Gerenciando trabalhadores remotos
- Identificar os melhores desempenhos para poder replicar seus processos ao longo do tempo
- Melhorar a distribuição do trabalho através da identificação de competências subutilizadas ou funcionários sobrecarregados
DeskTime
O DeskTime é um aplicativo de rastreamento de tempo simples e seguro que permite aumentar a eficiência e a produtividade da sua empresa. Usando esta ferramenta, você pode monitorar a atividade diária, licenças médicas, trabalho extraordinário e férias de seus funcionários mais facilmente. Você será capaz de obter uma visão geral clara do fluxo de trabalho de sua equipe. Com o DeskTime, você pode rastrear aplicativos, URLs e também o tempo off-line, e também pode acessar dados detalhados sobre as maneiras pelas quais seus funcionários estão usando aplicativos e sites e o que estão fazendo quando não estão on-line.
A ferramenta oferece suas capturas de tela automáticas e rastreadores de taxa de atividade, que permitem acompanhar o tempo gasto em projetos individuais. O DeskTime fornece insights e relatórios detalhados para faturamento, e você pode usá-lo para personalizar facilmente, fazer o download e também enviar relatórios CSV para fornecer aos clientes as informações mais precisas sobre a quantidade de trabalho e tempo gasto em todos os projetos desenvolvidos pela empresa. .
Você pode supervisionar equipes locais e remotas de seu celular e de sua área de trabalho e, assim, economizar tempo examinando os relatórios sobre o desempenho de sua empresa enquanto está em movimento. A equipe de suporte da ferramenta está disponível via chat, correio de voz e também por email. A equipe do DeskTime segue os padrões de segurança do setor para proteger as informações pessoais fornecidas.
Asana
O Asana é uma ferramenta que oferece tarefas, projetos, painéis e conversas para permitir que as equipes movam o trabalho de forma mais eficiente do início ao fim. Você pode usá-lo para ver o progresso de qualquer projeto sem agendar uma reunião de status ou sem precisar enviar e-mails. Com esta ferramenta, você poderá usar campos personalizados para rastrear qualquer coisa que seja de grande importância para você, seja em busca de bugs, candidatos a emprego ou leads.
Você pode organizar suas tarefas em listas ou quadros compartilhados para todas as suas reuniões, programas e iniciativas. As seções e colunas permitirão que você personalize o Asana para corresponder aos seus fluxos de trabalho e adicionar estrutura a todos os seus projetos.
Você poderá dividir o trabalho de uma tarefa em partes menores ou dividir o trabalho entre vários projetos e, quando uma única tarefa se tornar uma grande e importante iniciativa, você poderá transformá-la rapidamente em um projeto.
O comportamento dos funcionários é imprevisível e, com a ajuda dessas ótimas ferramentas, você poderá aumentar sua eficiência no trabalho e a produtividade geral de sua empresa. Navegue por todos eles e escolha seu favorito, de acordo com suas necessidades. Garantimos a alta qualidade de todas as ferramentas que discutimos acima para monitorar a atividade de seus funcionários no trabalho.
